Ett bestridande utan grund är ingen tvist. Så svarar du inom en vecka.

En rådgivare som drev ett konsultbolag hade skickat fakturor till tio kunder. Flera svarade med ett enda ord. Han berättade om samtalet som följde:

Nej men jag bestrider. Ja men vad bestrider du?

VD, rådgivningsbolag inom ekonomi

Kunderna hade inget svar. De hade lärt sig att ordet bestrider stoppar inkasso. Det gör det. Men det stoppar ingenting annat.

Vad ett bestridande är, och inte är

Ett bestridande är en invändning. Det säger att kunden inte anser sig skyldig att betala. Det säger ingenting om varför. Hos Kronofogden räcker ett skriftligt bestridande utan grund för att ärendet ska stanna. Kronofogden utreder aldrig vem som har rätt. Inkassobolaget gör det inte heller.

I domstol är läget ett annat. Där måste kunden ange vad den invänder mot och på vilken grund. Ett bestridande som enbart säger nej håller inte. Det betyder att en kund som bestrider utan grund har köpt sig tid, inte rätt. Din uppgift under den första veckan är att ta tiden ifrån den.

Steget de flesta hoppar över

Svara skriftligt inom en vecka. Inte i telefon. Skriv att du tagit emot bestridandet och ber kunden precisera tre saker. Vilken faktura eller vilken del av fakturan som bestrids. Vilket belopp. Och på vilken grund: fel i leveransen, fel pris, fel mottagare, eller något annat.

Sätt en frist på tio dagar för svaret. Skriv att fakturan förfaller enligt sina villkor och att dröjsmålsränta löper under tiden. Skriv att den del av fakturan som inte bestrids ska betalas omedelbart.

Det sista är viktigt. Många bestridanden gäller en detalj. Kunden tycker att tio timmar var för mycket, eller att en resa inte skulle debiteras. Då är resten av fakturan otvistig. Kräv den delen direkt. En kund som håller inne hela beloppet för en invändning om tio procent har ingen grund för de nittio.

Läs svaret som en jurist skulle

När svaret kommer, om det kommer, är det tre saker att titta på.

Tidpunkten. Kom invändningen inom betalningsfristen eller långt efter. Ett hovrättsfall om löpande fakturering slog fast att reklamation måste ske senast inom betalningsfristen. En invändning som kommer månader efter förfallodagen väger lätt. Skälig reklamationstid mellan företag är ett par månader enligt branschpraxis.

Precisionen. Pekar kunden på något konkret som går att kontrollera mot avtalet och leveransen. Eller är det allmänna ord om att man inte är nöjd.

Historiken. Har kunden betalat tidigare fakturor på samma grund utan invändning. Har kunden godkänt leveranser löpande. Då talar dess egen tystnad emot den nu.

Kommer inget svar inom fristen har du fått ditt svar. Kunden har inget att komma med. Då är nästa steg ett formellt krav med kort frist och tydlig konsekvens, inte en ny påminnelse.

Det som gör svaret bra

Ett bra svar är kort, sakligt och omöjligt att missförstå. Det hänvisar till avtalet, till fakturan och till datum. Det innehåller inga hot och ingen irritation. Det ställer frågor som kunden måste svara på. Och det sätter en frist. Ett bra svar ser ut som något ett ombud har skrivit. Då förstår kunden att nästa brev kommer från ett.

Ett dåligt svar är ett telefonsamtal där saken diskuteras. Efter det samtalet finns ingenting. Kunden minns att ni var överens. Du minns att den lovade betala. Ingen kan visa något.

Varför veckan går

Nästan alla som får ett bestridande vet att de borde svara. De flesta gör det inte inom en vecka. Ekonomi lämnar det vidare till VD:n. VD:n vill stämma av med säljaren. Säljaren vill ringa kunden först. Två veckor senare har kunden hittat på en grund, och den grunden finns nu på papper.

Det är inte kunskap som saknas. Det är att ingen har uppdraget att svara samma vecka. Bestridandet landar mellan tre personer och blir liggande, precis som fakturan gjorde.

Varje vecka utan svar ger kunden tid att bygga en invändning den inte hade. Och varje vecka flyttar tvisten från din tidplan till kundens. Under tiden är det du som räknar om kassan på kvällen, inte kunden.

Källor: Lexnova, rättsfallsreferat "Reklamation måste ske inom fakturans betalningsfrist i avtal mellan näringsidkare" (hovrätt). Lexnova, expertkommentar "Processens ram i mål som överlämnas till tingsrätt från Kronofogden". Kronofogden, statistik om betalningsföreläggande.